Defter ve Belgelerin Saklanması ve Yitirilmesi
Her tacir aşağıdaki belgeleri sınıflandırılmış bir şekilde saklamakla yükümlüdür (TTK m. 82);
• Ticari defterlerini, envanterleri, açılış bilançolarını, ara bilançolarını, finansal tablolarını, yıllık faaliyet raporlarını, topluluk finansal tablolarını ve yıllık faaliyet raporlarını ve bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgelerini,
• Alınan ticari mektupları,
• Gönderilen ticari mektupların suretlerini,
• Kanuna göre yapılan kayıtların dayandığı belgeleri.
Ticari mektuplar, bir ticari işe ilişkin tüm yazışmalardır. Açılış ve ara bilançoları, finansal tablolar ve topluluk finansal tabloları hariç olmak üzere, yukarıda sayılan belgeler, Türkiye Muhasebe Standartlarına da uygun olmak kaydıyla, görüntü veya veri taşıyıcılarda saklanabilirler. Bunun için aranan şartlar şunlardır:
• Okunur hâle getirildiklerinde, alınmış bulunan ticari mektuplar ve defter dayanaklarıyla görsel ve diğer belgelerle içerik olarak örtüşsünler;
• Saklama süresi boyunca kayıtlara her an ulaşılabilsin ve uygun bir süre içinde kayıtlar okunabilir hâle getirilebiliyor olsun.
Saklama süresi on yıldır. Bu süre, ticari defterlere son kaydın yapıldığı, envanterin çıkarıldığı, ara bilançonun düzenlendiği, yılsonu finansal tablolarının hazırlandığı ve konsolide finansal tabloların hazırlandığı, ticari yazışmaların yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar.
Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde yitirilirse tacir durumu öğrendiği tarihten itibaren onbeş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer ticaret mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir. Gerçek kişi olan tacirin ölümü hâlinde mirasçıları ve ticareti terk etmesi hâlinde kendisi defter ve kâğıtları birinci fıkra gereğince saklamakla yükümlüdür (TTK m. 82).
KAYNAK: www.puuny.com
